Wat is digitale urenregistratie en wat zijn de voordelen?


De term ‘uurtje factuurtje’ en de uitspraak ‘als eerste rekenen we de administratiekosten en de voorrijkosten’ komen je waarschijnlijk wel bekend voor als het gaat om de registratie en declaratie van gewerkte uren. Het is een ontzettend vervelende manier van communiceren en voelt negatief aan. In deze tijden worden klantgerichtheid en dienstverlening steeds hoger gewaardeerd en kan je bedrijf een positieve uitstraling bezorgen. Natuurlijk is het wel zo dat hoe efficiënter er gewerkt kan worden en hoe meer opdrachten er op een snelle en juiste manier kunnen worden behandeld, des te beter dat is voor de bankrekening. Een verloren uur is ook verloren geld. Met een slimme en overzichtelijke tijdsregistratie kun je veel winnen.

Hulpmiddelen

Via OutSmart kun je een slim softwarepakket kopen om tot een sluitende urenregistratie te komen en een duidelijke urenregistratie te kunnen verantwoorden. Met het complete pakket van OutSmart heb je een tool in handen waarmee jouw medewerkers op kantoor en in het veld zo efficiënt mogelijk kunnen samenwerken en zo jouw klanten snel en efficiënt kan helpen. Zo kun je bijvoorbeeld de buitendiensten perfect beheren. Ook bespaart het je juist tijd dankzij de urenregistratie! Het klinkt misschien een beetje vreemd, maar even snel iets tegen elkaar zeggen en handgeschreven werkbonnen zijn vaak verwoestend voor de voortgang van de processen. Daarom duurt de urenregistratie vaak zo lang. Wanneer je het proces van A tot Z digitaal organiseert kun je weer een nieuwe stap maken in de ontwikkeling van je organisatie.

Out-smart

Wat vooral belangrijk is, is inzicht in hoe jouw organisatie functioneert. Wordt de tijd die je tot je beschikking hebt wel nuttig gebruikt en worden de opdrachten wel efficiënt ingeplant? Het is natuurlijk vervelend als medewerkers dwars door Nederland rijden voor de verschillende opdrachten, terwijl het clusteren van opdrachten wellicht veel efficiënter is. Dat scheelt niet alleen reistijd, maar ook veel brandstof en met name een vermindering in het aantal werkuren per opdracht. Met OutSmart heb je een slim softwarepakket in handen waarmee je digitaal je urenregistratie kunt bijhouden en waarbij je snel kunt zien waar er nog winst te behalen valt. Zo kun je als organisatie weer groeien en ontwikkelen tot een hoger niveau in servicelevel en dienstverlening.

Urenregistratie

Het bijhouden van de tijd van je personeel is al een taak op zich. Met de OutSmart urenregistratie maakt je dit een stuk eenvoudiger. Je urenregistratie is al opgenomen in het hele traject dat je doorloopt. Van prijsstelling tot betaling! Het werkt als volgt: door een professionele offerte te maken in de stijl van je eigen organisatie kun je jouw klant een digitale offerte sturen die direct ondertekend kan worden. Je zet het daarna direct om in een werkopdracht voor je collega’s. De werkbon gaat vervolgens naar een digitaal planbord en wordt ingepland met de eerste beschikbare medewerker. Hij of zij doet het aangeboden werk, ondertekent het onmiddellijk online voor goedkeuring en stuurt het terug naar de administratie via de bijbehorende app. Na akkoord te zijn gegaan met de opdracht, ontvang je direct een factuur die je kunt versturen. In dit proces worden geplande uren direct berekend en gekoppeld aan de werkbon. In het onwaarschijnlijke geval dat dit meer of minder is, kun je dit handmatig via het systeem wijzigen.