Eigenlijk vallen alle activiteiten die jij uitvoert voor jouw klanten tussen het verzenden van de factuur tot het met ontvangen van de betaling onder debiteurenbeheer. Op het moment dat jouw beheer goed wordt uitgevoerd, zorgt het ervoor dat er sprake is van een goede cashflow en dat je niet in de financiële problemen komt. Je kunt namelijk jouw crediteren, oftewel leveranciers op tijd betalen, net zoals jouw personeel. Het is mogelijk om zelf het beheer uit te voeren, maar je kunt dit ook uitbesteden.

Debiteurenbeheer in cijfers

Waarschijnlijk heb je er nog nooit bij stilgestaan dat een stuk van het debiteurenbeheer in cijfers is uit te drukken. Ongeveer 58% van de facturen worden aan jou betaald binnen de gestelde betalingstermijn. Samengevat houdt dat dus in dat de overige 42% niet op tijd wordt betaald. Een kleine helft van de facturen worden later betaald en stel je nu voor dat je een kwart nooit binnen krijgt? Dat kan desastreuze gevolgen hebben voor jouw onderneming. Een faillissement is in het ergste geval niet uit te sluiten als je een kwart nooit binnen zou krijgen, maar ook als dit pas na twee jaar is kunnen de gevolgen ernstig zijn. Een goed en consequent beleid is belangrijk om niet met deze situatie te maken te krijgen en te zorgen dat richting de 75% van de facturen binnen de termijn worden voldaan. 

Hoe voer je het goed uit? 

Het is belangrijk dat je als ondernemer aan je debiteur de ruimte geeft om te betalen. Een van de redenen dat onnodig veel druk uitoefenen slecht is, is natuurlijk de klantrelatie. Toch kun je tijdig druk uitoefenen zonder dat de klant dit als onprettig ervaart. Je kunt daarbij denken aan na een week je klant bellen om te vragen of de factuur in goede orde is ontvangen of dat er mogelijk al bekend is wanneer ze de betaling verwachten te doen. Vrijblijvende, vriendelijke en vooral vragende telefoontjes zonder druk maar met interesse geven inzicht in de situatie en kunnen eenvoudige problemen zoals vragen over een factuur of een niet ontvangen factuur snel oplossen voor de betaaltermijn is verstreken. 

Besteed debiteurenbeheer uit aan experts

Het ligt misschien voor de hand maar iedereen heeft zijn eigen kracht en incassobureaus bijvoorbeeld of credit management bedrijven hebben hun expertise in debiteurenbeheer. Door hun expertise kunnen ze efficiënt en effectief te werk gaan en zorgen dat jouw cashflow zo optimaal mogelijk is. 

Een van de nadelen is dat je verder weg komt te staan bij je klanten vandaan als een derde partij deze administratieve zaken waarneemt, maar met een vaste zaakbehandelaar en een snelle schakeling kan ook dit nadeel zo goed als weggestreept worden. 

Het uitbesteden kan zich absoluut lonen als jij je bezig kan houden met wat jij graag wilt en waar jouw prioriteiten liggen terwijl een expert zich bezighoudt met zijn kracht, oftewel het debiteurenbeheer. Maar ook als je ervoor kiest om het zelf te doen is een goed beheer van belang om financiële problemen te voorkomen.